In de gemeente De Ronde Venen houden ze wel van een uitdaging. Tenminste, wanneer deze weldoordacht is en als doel heeft om het beste resultaat naar boven te halen. Dus toen RIJK inkoopadviseur Yulia Boomsma voorstelde het bouwteammodel in te zetten bij een aanbesteding voor ICT-dienstverlening, ging teammanager Marjon Miggels vrij snel overstag. “Het vooruitzicht van het aangaan van een langdurig partnership haalde ons over de streep.”
En met succes. Want ook voor een tweede aanbesteding binnen het team van de teammanager Informatievoorziening & Automatisering is de keuze gemaakt voor deze tweefasenaanpak, zoals het bouwteammodel ook wel wordt genoemd. “Bij een klassieke aanbesteding moet je aan de voorkant goed weten wat je wilt,” licht Marjon toe. “Wij hebben nu eerst de kennis uit de markt gehaald en samen met de leverancier nagedacht over de gewenste resultaten, voordat we aan de slag gingen met oplossingen.”
Risico meerwerk
In plaats van te starten met alles vastleggen en daarna overgaan tot het kiezen van de juiste samenwerkingspartij, start je bij het tweefasenmodel met het vormen van een uitvoerend team. “En dat werkt,” zijn Marjon en haar team achter gekomen. “Vooral bij gecompliceerde aanbestedingen waarbij je simpelweg zelf niet goed kunt omschrijven wat je precies nodig hebt. De leverancier heeft namelijk de kennis wel in huis die bij ons ontbreekt. Hierdoor voorkom je bovendien dat een partner, die in een latere fase aanhaakt, nog allerlei bezwaren of andere ideeën inbrengt. Het risico op meerwerk blijft dus beperkt, doordat er minder verrassingen om de hoek komen kijken.”
Duurzame samenwerking
Overigens is de gemeente De Ronde Venen niet over een nacht ijs gegaan. Marjon: “Allereerst was daar de begeleiding vanuit RIJK, waar zonder we het niet aangedurfd hadden. Daarnaast hebben we vooraf verkend hoe de ICT-leveranciers er tegenaan kijken om volgens dit model aan de slag te gaan en onze plannen getoetst. Je wilt tenslotte voorkomen dat het afschrikt om in te schrijven. Hierop kwamen louter positieve reacties. Ook zij zien de waarde van een duurzame samenwerking in. Want dat is dit, echt samenwerken. Eerst samen ontwerpen en vervolgens samen bouwen, in plaats van ‘u vraagt wij draaien’.”
Marjon draagt haar enthousiasme graag over. Ze is een promotor van het tweefasenmodel geworden, al geeft ze ook toe dat het niet voor iedereen is weggelegd. ”Het moet wel bij je organisatie en bij jou als persoon passen. De stip aan de horizon is namelijk vrij snel bekend, de weg ernaar toe niet. En daar moet je tegen kunnen. Bovendien vraagt de aanpak een tijdsinvestering die je niet moet onderschatten. Voor ons was en is die het echter meer dan waard.”
