Waar de een het met suiker drinkt, doet de ander een flinke scheut warme melk in het zwarte goud. Een keuze maken als het gaat om de koffieautomaten waar al je collega’s en bezoekers dagelijks hun welverdiende bakkie pleur uithalen, is dan ook een lastige. Maar je kunt slagen. Met een tien met een griffel. Dat hebben projectleider OVER-gemeenten Steven Ryan en Stichting RIJK inkoper Jeroen Geerligs recent bewezen.
‘Een aanbesteding voor koffieautomaten gaat niet alleen over smaak,’ vertelt een enthousiaste en zeer bevlogen Steven. ‘Het gaat om beleving. Het geeft je mate van gastvrijheid aan en de mate van aandacht die je hebt voor degene die het drinkt. Koffieautomaten zijn een onderdeel van het verhaal dat je als organisatie uitdraagt en wilt vertellen.’
Spannend
Met die gedachte klopte hij aan bij RIJK. Als inkoper bracht Jeroen vervolgens niet alleen zijn kennis mee over aanbestedingen, maar door zijn horeca-achtergrond vooral de nodige ervaring op het gebied van koffie. ‘Het functioneel uitvragen bij deze meervoudig onderhandse aanbesteding was best spannend. Daarom hebben we aan de voorkant van de procedure veel tijd en aandacht besteed aan het stellen van duidelijke en concrete eisen: wat willen we wel en wat niet als het gaat om de werkwijze van de leverancier.’
‘Koffieautomaten zijn een onderdeel van het verhaal dat je als organisatie wilt vertellen.’
Schot in de roos
Niet een heel gangbare aanpak, zo lijkt het op het eerste gezicht. Steven: ‘Wel een schot in de welbekende roos. Jeroen overtuigde mij van het feit dat de eerste stap was om te bepalen wie de opdracht zou krijgen. Pas daarna gingen we het over de soort bonen en dus de smaak hebben. Deze procedure past perfect bij mijn zienswijze op koffie als onderdeel van het grote geheel. Hoe vaak worden de apparaten schoongemaakt? Hoe vaak worden de verse bonen aangevuld? Wat gebeurt er met de koffieprut? Hoeveel kilometer moet de leverancier rijden om bij ons te komen? Allemaal vragen die losstaan van de smaak, maar ongelooflijk veel bijdragen aan de kwaliteit en duurzaamheid.’
Wanneer je nu het gemeentehuis of de gemeentewerf van Wormerland of de gemeentewerf van Oostzaan binnenwandelt, dan geeft de geur van verse bonen je een warm welkom. Precies hoe Steven het in gedachte had. ‘Er staan inmiddels super mooie machines die overheerlijke koffie schenken. Althans, dat vind ik. Want over de smaak valt zeker te twisten, over service en een warm welkom wat mij betreft echter niet. Net als over die eerste indruk waar je toch echt maar één kans voor krijgt.’
