Alle gegevens openbare ruimte DUO+ en De Ronde Venen samengevoegd dankzij nieuwe applicatie
Het kan in de nabije toekomst zomaar gebeuren. Je kijkt uit het raam en ziet een ambtenaar onder de boom bezig op zijn IPad. En nee, hij is niet op zoek naar Pokemon, maar hij is druk bezig om gegevens over de openbare ruimte op te slaan in de nieuwe applicatie die ontwikkeld is dankzij BOR.
Zodra Saskia Pleiter over project Beheer Openbare Ruimte (BOR) begint te praten wordt ze enthousiast. “Het was een prettige samenwerking tijdens dit Europese aanbestedingstraject voor een nieuw databeheersysteem openbare ruimte” vertelt ze, “ waarbij alle betrokken partijen
de DUO+ gemeenten (een samenwerking van Diemen, Uithoorn en Ouder-Amstel), De Ronde Venen en RIJK konden werken vanuit hun eigen kracht.” Voor projectleider Tinok van Hattum was het de eerste aanbesteding en dit was juist misschien wel een voordeel, zo kon zij zich richten op de inhoud en moest zij voor al het overige vertrouwen op de expertise en kennis van het inkoopteam. Dat dit goed heeft uitgepakt blijkt wel uit het feit dat BOR binnen het programma slimmer verbinden, de wisselbokaal ‘best verbonden project’ heeft gekregen. “Ja” lacht Saskia, “dat was echt een totale verassing. We voelden ons als projectteam echt vereerd!”
Het traject bestond uit meerdere fases, waarbij ze vooral hebben ingezet op een goed voortraject. Daarin valt de winst te behalen. Men wilde voor kwaliteit en inhoud gaan, dus alles moest vooraf tot in detail uitgekristalliseerd zijn.
Op 27 oktober werd de aanbesteding gepubliceerd op Tenderned. Om de focus te leggen op de kwaliteit is een plafond en drempel bedrag opgenomen, zodat men niet voor verassingen zou kunnen komen te staan. Inschrijvers en leveranciers konden eerst op papier hun plannen indienen. De plannen werden door een onafhankelijk team beoordeeld dat alleen keek naar de inhoud en nog niet naar het financiële plaatje. Op dat moment was nog niet te bepalen wie de winnende inschrijver zou gaan worden, dus dat zou spannend blijven tot het laatste moment”.
Uit alle inschrijvingen werden de beste drie gekozen. Die mochten door naar de tweede ronde, waarbij ze hun plannen aan de hand van een scenario in een demonstratie konden presenteren.
Hierbij werd gekeken naar de integraliteit in de applicatie en naar gebruiksvriendelijkheid.
Integraliteit betekent dat alles met elkaar verbonden is binnen één computerprogramma, het beheert alle data van de openbare ruimte. Gegevens over bomen, bruggen, lantarenpalen, rioleringen, kabels, kunstwerken enz. zijn hierin te vinden. “Heel handig en efficiënt. In het verleden moest je alles los opzoeken, nu wordt het geïntegreerd. Zo zie je straks bij wijze van spreken met één druk op de knop waar, wanneer, welke lantarenpaal een nieuwe lamp heeft gekregen,” zegt Saskia enthousiast.
Het kiezen van de juiste leverancier is objectief en uiterst nauwkeurig gebeurd. “Dit heeft tot gevolg dat er afscheid wordt genomen van de huidige leveranciers, de beste inschrijving wint tenslotte, dat is de consequentie van aanbesteden”, vertelt Saskia.
De partij met de beste prijs en kwaliteit heeft de aanbesteding gekregen, naar ieders tevredenheid. Het contract is inmiddels getekend en men is overgegaan naar de implementatiefase, zodat per 1 april 2018 het systeem in gebruik kan worden genomen.
Tevreden kijkt Saskia terug op het traject Beheer Openbare Ruimte.
“De grootste uitdaging was om de vier gemeenten bij elkaar te brengen en alle neuzen dezelfde kant uit te laten wijzen. We waren een super gedreven team, die elkaar aanvoelden en aanvulden en wat heel fijn was, dat ik vanuit RIJK samen met collega Janneke Verkleij dit heb kunnen doen, want zo’n Europese aanbesteding in deze vorm is best een groot en intensief project.
