Een nieuwe manier van werken die aansluit bij de globale trend
Voor de vernieuwing van hun gezamenlijke ICT infrastructuur besloten de gemeenten Teylingen, Hillegom en Lisse begin 2016 om een Best Value Procurement aanbesteding uit te schrijven in samenwerking met stichting RIJK. Voor alle partijen een nieuwe manier van werken, die goed aansluit bij de globale trend tot nauwere samenwerking met de markt. Het resultaat mag er zijn.
Anders dan bij traditionele aanbestedingen, waarbij de overheid in feite de markt dicteert onder welke voorwaarden en minimumeisen moet worden ingeschreven, haalt de opdrachtgever bij een BVP aanbesteding alle expertise over de inhoud van de opdracht uit de markt. Niet voor niets heet BVP ook wel prestatie inkoop; gemeenten zetten niet de oplossing, maar de vraag in de markt. Leveranciers worden verzocht alle aspecten van de oplossing voor hun rekening te nemen. Dat gaat bij een zuivere BVP zo ver dat leveranciers zelf de overeenkomst opstellen en eigen kritische prestatie indicatoren (KPI’s) opstellen; de gemeenten worden volledig ontzorgd, maar verliezen daarmee ook grip. Veel gemeenten kiezen ervoor BVP daarom gedeeltelijk toe te passen. Enige koudwatervrees voor volledig loslaten is nog realiteit.
Groot effect hadden de interviews en de kansen en risicodossiers die een BVP aanbesteding kenmerken. De markt onderscheidt zich door het geloofwaardig in kaart brengen van risico’s maar ook van kansen. In de interviewronde wordt geverifieerd of de personen die bij het project worden betrokken ook daadwerkelijk de opdracht volledig kunnen doorgronden. Daardoor ontstaat voor het hele inkoopteam een glashelder beeld van de kwaliteiten en capaciteiten van leveranciers. Waar bij een traditionele aanbesteding de focus vaak ligt op controleren en beheersen, biedt een BVP traject de gemeenten kansen om een betere oplossing te krijgen dan ze zelf hadden kunnen voorzien. Zo ook de gemeenten Teylingen, Hillegom en Lisse. Zij sloten hun eerste BVP traject af met een innovatieve oplossing die niet boven was komen drijven bij een traditionele gunning. En de goedkoopste aanbieder die nu achter het net heeft gevist? Ook hij gaf in het evaluatiegesprek aan tevreden terug te kijken op het traject en begrip te hebben voor de gemaakte keuze. Bij BVP wordt de motivering zo evident, dat zelfs afgevallen leveranciers er vrede mee hebben. BVP haalt zo het beste uit de markt.
Voor meer informatie over Best Value Procurement en de ondersteuning die RIJK u daarbij kan bieden, kunt u contact met ons opnemen.
