RIJK hield op 29 september een bijeenkomst voor de contactpersonen inkoop (CPI’s) van onze gemeenten. Dit om CPI’s met elkaar van gedachten te laten wisselen en collectieve onderwerpen onder de aandacht te brengen. Het onderwerp was het betrekken van het lokale midden- en kleinbedrijf (MKB) bij aanbestedingen. Op verzoek van RIJK hield PIANOo een workshop over dit onderwerp.
Marlous Vogels is regiomanager van het programma beter aanbesteden van PIANOo. Zij is naar eigen zeggen ‘zowel voelspriet en vraagbaak’ voor gemeenten en ondernemers. Zij en haar collega Sander Bastianen hielden tijdens onze bijeenkomst de presentatie over beter lokaal aanbesteden. We spraken Marlous na de presentatie en stelden de vraag: hoe kunnen gemeenten dat goed aanpakken? Marlous deelt hieronder zeven tips.
Tips om MKB meer te betrekken
- Sta stil bij de vraag ‘wat versta je onder het MKB?’
Welke bedrijven binnen je gemeente of in de regio behoren tot het MKB? En wat voor soort bedrijven zijn er lokaal en regionaal gevestigd? Wanneer je weet waar je over spreekt, kun je gerichter aan de slag gaan. - Leer het lokale en regionale MKB kennen
Door met ondernemers in gesprek te gaan leer je hun vragen en behoeften kennen en is het gemakkelijker om elkaar te verstaan. Bovendien: wanneer bedrijven een relatie voelen zullen ook sneller overwegen om aan te besteden.Nodig het MKB bijvoorbeeld uit en vertel over het inkoopbeleid van de gemeente. Hoe komen zij in beeld bij meervoudig onderhandse aanbestedingen? Om het MKB te leren kennen kun je een of meerdere partijen uitnodigen per branche, maar bijvoorbeeld ook een marktdag organiseren, eventueel met andere gemeenten samen. - Maak de aanvraag niet te complex
Veel MKB-bedrijven hebben geen eigen tenderafdeling. Aanbestedingen doen ze ‘erbij’ en dit vraagt vaak veel van medewerkers. Maak het ze dus niet te moeilijk. Eisen zijn soms zo complex dat bedrijven er niet eens aan beginnen. Kijk ook of certificeringen wel echt nodig zijn. omdat veel aanbestedingen ‘copy-paste’ plaatsvinden, blijven eisen steeds terugkomen terwijl ze misschien niet meer relevant zijn. Bedenk ook dat standaard processtappen omschrijven enorm helpend kan zijn voor marktpartijen. - Geef aanbieders de tijd om de aanvraag te doen
Vaak is de tijd voor het doen van een aanbesteding vrij krap, omdat gemeenten zelf ook te weinig tijd hebben genomen. Door de inkoopkalender goed te gebruiken maak je de planning voor iedereen prettiger. - Let op de transitiekosten
Wanneer een partij die voorheen een opdracht kreeg, een aanbesteding verliest, kan dit grote gevolgen hebben, tot aan het ontslaan van personeel en het moeten betalen van transitievergoedingen aan toe. Het is goed om hierbij stil te staan. - Doen! (last but not least)
Lees de tips niet alleen maar doe er ook iets mee. Want alleen wanneer je echt aan de slag gaat komt het doel om het MKB te betrekken dichterbij.
Onze inkoopadviseurs denken graag mee met gemeenten om lokaal aanbesteden op de kaart te zetten.
Voor ondernemers hebben we bovendien tips voor beter aanbesteden op de website staan. Deze kun je hier lezen.
