Veel gemeenten staan voor vraagstukken als ‘gaan we nogmaals investeren in hardware of gaan we naar de cloud en het beheer outsourcen? En als we besluiten om te gaan outsourcen, wat is dan het beste moment en de beste manier?’ ICT is een kritisch bedrijfsonderdeel en draait al snel om vele miljoenen euro’s. Bij beslissingen spelen politieke ambities, de dienstverlening naar inwoners en bedrijven en zeker ook de actuele schaarste aan ICT-personeel een belangrijke rol. Ook de gemeente Velsen stond voor deze vraagstukken en opgave.
ICT-outsourcing moet idealiter ontzorgen, zekerheid bieden, flexibel zijn en duidelijkheid over privacy en beveiliging van de data bieden, om maar eens wat te noemen. Zaken die de gemeente Velsen en RIJK meenamen in de aanbesteding. Gemeente Hof van Twente kampte rond de tijd dat deze vraag speelde met een cyberaanval, waardoor er nog meer urgentie voelbaar was om ook aan kwetsbaarheid en toekomstige zekerheid voldoende aandacht te besteden.
Gemeente Velsen had als extra aandachtspunten: hoe gaan we goed met onze medewerkers om als we kiezen voor ICT-outsourcing, is 24/7 dienstverlening haalbaar en betaalbaar en wat doen we met de bestaande hardware? Louis van der Dungen, inkoopadviseur bij RIJK: “Normaliter zijn aanbestedingen een schriftelijke exercitie. Maar vanwege de complexiteit van dit vraagstuk besloten we het anders te doen: in dialoog met de aanbieders. De aanbestedingswet biedt hier gelukkig mogelijkheden toe.”
In dialoog met marktpartijen
“Dit betekende dat het in eerste instantie om een voorlopige offerte-aanvraag en inschrijving ging, waarbij de projectgroep alleen las en niet beoordeelde. Vervolgens hielden we een aantal sessies, zodat uitvraag en aanbod van de markt meer op elkaar aangesloten werden. Er kwamen veel onduidelijkheden aan het licht, waarbij al snel bleek hoe waardevol de sessies waren. Uiteindelijk leidde dit tot een 2.0-versie.”
Robert Jaspers, projectleider bedrijfsvoering bij gemeente Velsen: “Het anders insteken van de definitieve uitvraag door middel van dialooggesprekken was een suggestie van zowel RIJK als van de markt. Deze dialoogrondes leverden een veel betere indruk van de mogelijkheden van de marktpartijen dan bij een schriftelijke aanbesteding. We konden nu bijvoorbeeld checken bij de derde dialoogronde of de partijen de definitieve uitvraag duidelijk vonden.”
Gemeente Velsen koos onder meer voor op afstand beheerde hardware en het outsourcen van de gehele helpdesk. Louis van den Dungen: “Veel ICT-aanbestedingen mislukken. Niet procedureel, maar technisch. Uiteindelijk blijkt een organisatie dan toch niet de beste oplossing gekregen te hebben, omdat eisen en wensen onvoldoende naar voren kwamen in de aanloop naar de gunning. In dit traject hebben we gezien dat het anders kan. Als je van tevoren alleen strikte keuzes kan maken, weet je niet zeker of het slecht of te duur uitpakt. Door in dialoog te gaan hebben we veel van dergelijke punten kunnen ondervangen.”
Drie fasen
Robert Jaspers: “Het aanbesteden is een intensief proces geweest. Naast de inbreng van de dialoog bracht RIJK ook structuur aan. Ze zorgden er bijvoorbeeld voor dat we tijdens de gesprekken geen ongewenste toezeggingen deden.” Louis van der Dungen: “Medio 2019 hebben we de aanbestedingsstrategie opgesteld voor een zogenaamde ‘mededingingsprocedure met onderhandeling’. Dit is een Europese procedure die in specifieke situaties mag worden toegepast en die bestaat uit drie fasen: een openbare selectiefase, een voorlopige inschrijffase met onderhandelingen (dialoog) en een definitieve inschrijffase met de beoordeling.
Na een openbare informatiebijeenkomst voor marktpartijen, de publicatie van de selectieleidraad en de voorlopige inschrijving ontving Velsen uiteindelijk twee voorlopige inschrijvingen. Met deze partijen zijn gesprekken gevoerd om de vraag toe te lichten zodat die optimaal kon aansluiten op de dienstverlening. Na drie dialoogsessies per leverancier is er een definitieve inschrijfleidraad uitgestuurd, waarna er van beide inschrijvers een definitieve offerte is ontvangen. Een grote tijdsinvestering, maar de tijd en moeite zeker waard. Na een zorgvuldig beoordelingsproces is de opdracht uiteindelijk in 2021 gegund.”
