Toon en werkwijze zorgen voor commitment
Wanneer je een inkoopproces start dat effect heeft op een kleine, maar zeer kwetsbare groep binnen de samenleving, dan is dat een flinke opgave. De uit te zetten vraag is complex en de specialistische aanbieders liggen niet voor het oprapen. Maatwerk is vereist. De samenwerkende gemeentes Hillegom, Lisse, Noordwijk en Teylingen, ondersteund door ISD Bollenstreek, en gemeente Katwijk is het echter gelukt om, onder andere met inbreng van Stichting RIJK, een unieke aanbesteding tot een mooi eindresultaat te brengen. Beleidsambtenaar en initiatiefnemer vanuit de gemeente Noordwijk, Cyriel Thomas, vertelt.
“Maatschappelijke voorzieningen op het gebied van wonen en opvang voor mensen die niet zelfredzaam zijn, daar draait het om in deze aanbesteding die we zo’n anderhalf jaar geleden zijn gestart. Het vraagstuk is lastig grijpbaar. Het gaat immers niet om een tastbaar product. Daarnaast wensten wij een andere aanpak. We wilden het niet alleen wegzetten bij meerdere partijen, maar we wilden dat die partijen gingen samenwerken. Bovendien waren een aantal vastgoedinvesteringen onderdeel van het traject. Op alle vlakken een aanbesteding voor de lange termijn dus.”
Belang
Naast het technische gedeelte van de aanbesteding, was het vooral het menselijke aspect dat de rode draad vormde. “Het betreft zorg voor een kleine groep inwoners, een groep met perspectief. Wanneer we hen herstelgerichte zorg bieden, ze goed begeleiden en maatwerk leveren, dan kan deze groep normaal functioneren in de maatschappij. Dat maakte het belang om de juiste keuzes te maken nog groter.”
Stapsgewijs werd het proces in gang gezet, beginnend met een markt- en doelgroepanalyse. Daarna was het de beurt aan RIJK om op basis van de getrokken conclusie de aanbestedingsstrategie te formuleren. “Door de vertaalslag die RIJK maakte bleek het gewenst om dieper in te gaan op wat we nu eigenlijk nodig hadden. Die kennis lag bij de aanbieders. Daarop is besloten hen te consulteren en de dialoog met hen aan te gaan. De gesprekken bleken een waardevolle stap die de benodigde informatie opleverde om de exacte opdracht te kunnen formuleren.”
Pluim
De aanbesteding is inmiddels afgerond en de implementatiefase is gestart, waarin de gegunde partijen de samenwerking nader uitwerken. Cyriel kijkt meer dan tevreden terug op het proces. “Met al hun ervaring zorgde RIJK voor een strak proces zonder risico’s. Samen hebben we niet alleen de juiste werkwijze gevonden, echter ook de juiste toon weten aan te slaan. Zo blijkt uit de dikke duim die we van de aanbieders mochten ontvangen. Er is commitment en door de verplichte samenwerkingen is er een hecht netwerk, meer transparantie, effectievere zorg en daarmee betere communicatie onderling ontstaan. Een mooie plus waar we trots op zijn.”
