Bij RIJK bieden we expertise en slagkracht bij inkoop- en aanbestedingstrajecten van 17 gemeenten in Noord- en Zuid-Holland en Utrecht. Ook bij gemeenschappelijke aanbestedingen van meerdere gemeenten samen spelen we een rol. Daarbij zijn we ondersteunend en faciliterend.
Wanneer je bij een gemeente vanuit je eigen vakgebied een aanbesteding doet, is er vaak niet veel overleg nodig en kun je in je eigen tempo toewerken naar het resultaat. Anders is het bij gemeenschappelijke aanbestedingen. Hier heb je te maken met andere partijen en is overleg en afstemming nodig. Om niet te vergeten je eigen inbreng en initiatief om te blijven aanhaken bij het tijdpad. Dorethé Bergman vertelt er meer over. Zij is contactpersoon inkoop (CPI) bij gemeente Noordwijk, een van onze partners.
Rolverdeling en verantwoordelijkheid
‘Allereerst is het belangrijk om te kijken naar de rolverdeling. De gemeenten zijn daarbij de initiatiefnemer, de partij die het verzoek doet tot begeleiding. Ze is nadrukkelijk niet degene die met de inhoud moet komen. Natuurlijk hebben de inkoopadviseurs van RIJK verstand van zaken vanuit eerdere aanbestedingen en kunnen zij zeker met suggesties komen. Bijvoorbeeld wanneer ze signaleren dat iets heel anders verloopt dan ze gewend zijn. Maar de gemeenten zelf zijn inhoudelijk verantwoordelijk. Medewerkers leveren dus de input.’
Waar sta je en waar wil je naartoe?
‘Bij de samenwerking met andere partijen is het belangrijk dat je een beeld hebt van wat je wilt en nodig hebt. Vanuit je eigen vakgebied, maar ook vanuit de gehele organisatie. Bij sommige aanbestedingen is er gemeentebreed veel achtergrondinformatie nodig voor een gedegen en gedragen opdracht. Wat willen we en wie geeft er input om er een succes van te maken? Bij een gezamenlijke aanbesteding zal intern overleg dan ook onderdeel van het traject uitmaken. Het is goed om je dat vooraf te realiseren.’
Verantwoordelijkheid dragen
Maak je deel uit van de projectgroep bij de gemeenschappelijke aanbesteding, dan is het van belang dat je het commitment aangaat en input levert. Denk aan meedenken, gegevens aanleveren en het tijdpad aanhouden. Zo niet, dan stokt de aanbesteding.
Soms zie je dat projectleden op RIJK en andere gemeenten leunen. Dan moet je je op een bepaald moment wel afvragen of de juiste persoon met de juiste drive is aangehaakt. Waarbij geldt: hoe vroeger hoe beter. Het is beter dat een projectlid zegt dat het hem of haar niet lukt – bijvoorbeeld door tijdgebrek – dan dat zaken hopeloos vertragen. Ook kun je later instappen, waarbij de voorwaarden al door andere gemeenten gesteld zijn. Dit vraagt minder input en dus tijd.
Starten met spelregels
‘Om te zorgen voor een succesvol gezamenlijk traject is het goed dat RIJK en de CPI van tevoren ingaan op de rolverdeling, spelregels en verwachtingen. Bij ieder afzonderlijk traject, maar ook in bijvoorbeeld workshops. Bij Noordwijk houden we nu jaarlijks een workshop over aanbesteden. De rolverdeling en verantwoordelijkheid nemen we hierin mee.’
Samen kom je verder
‘Samen sta je sterker. Binnen die samenwerking zijn vaardigheden rond communiceren, de regie nemen en proactief aan de slag gaan belangrijker dan ooit. Realiseer je dus waar je instapt en pak je rol.’
Meer weten? Neem contact met ons op!
