‘Projectleden vinden sparringpartner in elkaar’
De gemeenten en werkorganisaties Bloemendaal, Heemstede, BUCH, Beverwijk, Velsen en Zaffier zitten middenin de gezamenlijke aanbesteding voor end user devices. Een product dat zich prima leent voor een gezamenlijk traject; iedere medewerker wil ten slotte een eigen laptop, mobiele telefoon, iPad of beeldscherm.
Met deze aanbestedingsprocedure en vervolgens het afsluiten van een raamovereenkomst per deelnemer kan iedere aanbestedende dienst de komende jaren ruimschoots de eigen specifieke wensen invullen. Bob Petra, ICT-specialist/projectleider van gemeente Beverwijk en inkoopadviseur Maaike Sikkema van RIJK vertellen over het proces.
Maaike Sikkema: ‘Voor deze aanbesteding stelden we een projectgroep samen vanuit de verschillende aanbestedende diensten. Eerst werkten we aan aanbestedingsdocumenten om een leverancier te vinden die alles aanbiedt waar deze diensten in grote lijnen behoefte aan hebben. In het programma van eisen staat onder meer informatie over het leveren van A-merken en garantie. Ook maatschappelijk verantwoord inkopen komt aan bod, onder meer door eisen te stellen aan het verpakkingsmateriaal. Daarbinnen kan iedere gemeente op enig moment zelf specifieke eisen verwoorden, bijvoorbeeld over bepaalde merken. Het was in meerdere opzichten handig om de aanbesteding op deze manier aan te pakken. Denk bijvoorbeeld aan de uiteenlopende kwantiteit van de aanbestedende diensten, onder meer door het aantal medewerkers dat gebruikmaakt van de devices.’
Rolverdeling
Het projectteam heeft zelf een programma van eisen opgesteld. RIJK heeft in dit geheel een advies- en regierol en is vooral faciliterend in het proces; juridische ondersteuning, planning, agendabeheer, vergaderen leiden, verslagen maken en de gunningscriteria verwoorden op basis van de wensen van het projectteam. Bob Petra: ‘Als projectgroep stelden wij de inhoud van het aanbestedingsdocument en het pakket van eisen op, maar RIJK zei regelmatig: ‘Zet het zo en zo neer en denk daaraan’ en gaf ons daarmee goede handvatten.’ Maaike: ‘Door de ervaring van RIJK in eerdere IT-projecten wisten we met welke vragen marktpartijen zouden kunnen komen; daar konden we nu op voorsorteren.’
Samen sterker
Maaike: ‘Positief in dit traject was dat de projectleiders actief kennis deelden en ook los van projectbijeenkomsten met elkaar gingen bellen. Ik denk dat het programma van eisen beter en completer is geworden omdat ze er samen over hebben nagedacht.’ Bob: ‘Het voordeel van met personen van verschillende gemeenten bij elkaar zitten is dat je allemaal verschillende ervaringen hebt. Daar plukten we de vruchten van. Het was al met al een voorspoedig proces. Zo goed zelfs dat we als groep aftasten of we nog meer samen gaan doen. Het enige nadeel is misschien dat het proces iets langer duurt door het afstemmen van agenda’s en interne procedures. Bij de een moet een inkoopstrategie bijvoorbeeld eerst langs het college en adviseurs, een ander kon sneller schakelen. Maar de open sfeer en de ruimte voor elkaar hebben al met al veel gebracht.’
