Op dit moment zijn er 115 gemeenten die het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) hebben ondertekend. Binnen de ondertekenende gemeenten is er veel draagvlak van politiek en bestuur voor het Manifest. Toch is het voor veel gemeenten nu nog lastig om voor een goede implementatie van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen te zorgen. Het Manifest MVI is een intentieverklaring waarbij elke gemeente zelf invulling mag geven aan de bijbehorende thema’s zoals bijvoorbeeld circulair inkopen (zie kaders). Het Manifest is een uitdaging, maar ook een kans om beleid en inkoop aan elkaar te verbinden.
“Vroeger was duurzaam inkopen makkelijk” aldus Take Padding, senior adviseur inkopen van PIANOo, “het was letterlijk het copy/pasten van de duurzaamheidscriteria die de rijksoverheid had opgesteld in de aanbestedingsdocumenten”. In 2007 startte de toenmalig minister van Milieu Jacqueline Cramer het programma duurzaam inkopen. Er werden voor 80 productcategorieën duurzaamheidscriteria opgesteld. Van die criteria was een gedeelte knock-out eisen en een gedeelte ’wensen’ (gunningscriteria). Zo was er bijvoorbeeld de eis dat kopieerapparaten tweezijdig konden kopiëren. Het streven naar 100% duurzaamheid werd bereikt doordat de gemeenten en andere overheidsinstellingen massaal de knock-out eisen overnamen in hun aanbestedingen.
“Natuurlijk viel er wel wat af te dingen op de resultaten, maar het was voor het eerst dat er vanuit de overheid structureel werd nagedacht over de kracht van inkoop om de markt in een bepaalde richting te beïnvloeden.” De criteria bestaan nog steeds voor 45 productcategorieën en worden regelmatig bijgewerkt. Nu worden deze criteria beschouwd als het minimale wat je als gemeente aan duurzaamheid kan doen.
Eigen ambitie voorop
In mei 2016 werden in het Manifest MVI ambities vastgelegd die verder gaan dan het toepassen van minimumeisen. Iedere overheidsinstelling kan het manifest ondertekenen. Het vervangt daarmee eerdere afspraken zoals het 100% duurzaam inkopen op basis van minimumeisen.
Het belang van inkopen binnen de gemeente verandert door het Manifest MVI. De eigen maatschappelijke ambitie van de gemeente komt centraal te staan. Bij de inkopen staan niet meer alleen de resultaten centraal, maar ook de impact van de inkopen. Leerlingenvervoer gaat bijvoorbeeld niet alleen meer over kinderen van A naar B brengen maar ook over uitgangspunten van dit vervoer zoals: wordt het vervoer door een lokaal of landelijk bedrijf verzorgd? Of hoe minimaliseren we de milieu-impact van dit vervoer?
De markt uitdagen
Duurzaam inkopen richtte zich voorheen dus vooral op het uitsluiten van niet duurzame producten. Nu is de ambitie vaak hoger. Dit betekent dat de gemeentelijke organisatie samen met haar inkopers goed deze inkoopvraag moet definiëren. De inkoopvraag is een doorvertaling van de MVI wensen van de gemeente.
Het accent verschuift hierdoor van het ‘knippen en plakken’ van minimumeisen naar het uitdagen van leveranciers om zo duurzaam mogelijke producten en diensten te leveren. Zo kunnen leveranciers die zich onderscheiden op duurzame prestaties een gunningsvoordeel krijgen. Marktkennis bij de opdrachtgever en inkoopadviseurs is essentieel. Soms blijkt de markt nog niet klaar voor de wensen op het gebied van duurzaamheid, maar in veel gevallen gaan de duurzame ontwikkelingen zo snel dat de marktpartijen veel meer te bieden hebben dan gedacht.
Het inkoopvak is dan ook een stuk complexer geworden en meer gericht op maatwerk. Beleid en inkoop worden aan elkaar gekoppeld. Daarnaast zijn er ontzettend veel technologische en maatschappelijke ontwikkelingen die bijgehouden moeten worden.
Individuen maken het verschil
Het manifest MVI geeft overheden dus de ruimte zelf hun doelstellingen te bepalen. Iedere organisatie maakt binnen zes maanden na ondertekening een concreet actieplan, dat wordt gepubliceerd op de website van PIANOo. Op dit moment is er op de website een vijftigtal actieplannen te vinden. Het verschil tussen de actieplannen is groot. Sommige gemeenten hebben een zeer gedetailleerd en concreet actieplan gemaakt. Andere gemeenten beperken zich tot een paar paragrafen.
“Ik heb wel een verklaring voor het verschil in actieplannen.” zegt Ron de Vries, senior inkoper van RIJK, “Het is voor veel gemeenten een ware zoektocht om het Manifest MVI in te bedden in de organisatie. Het komt nu vaak neer op individuen die bereid zijn er tijd en aandacht aan te besteden”. Het bestuur en de politiek ondersteunen het manifest MVI terwijl de gemeentelijke organisatie er soms nog niet klaar voor is.
Denken en doen
MVI is niet alleen een inkoopvraagstuk maar ook een organisatievraagstuk. Maatschappelijk verantwoord inkopen is een andere manier van denken. Iedereen die betrokken is bij een inkoopproject moet na denken over de MVI aspecten.
Dit begint al bij de projectleider die de aanbesteding initieert. Alle stakeholders zullen vroeg betrokken moeten worden om een goed bestek van duurzame eisen en wensen op te stellen. Ron de Vries: “MVI is een gezamenlijke inspanning van iedereen binnen de gemeentelijke organisatie. Het is een andere wijze van doen en een andere wijze van denken. Het is niet alleen een procesomslag maar ook een ware cultuuromslag”.
Tenslotte moet het actieplan en de daar uit volgende aanbestedingen ook gemonitord worden. Worden de beoogde resultaten ook gehaald? Houden de leveranciers zich ook daadwerkelijk aan de beoogde duurzaamheidseisen? “Het monitoren van duurzame inkoopcontracten is iets waar we nu al veel ervaring mee hebben. We hebben binnen RIJK zelfs een database met duurzame inkoopprojecten, zodat alle gemeenten uit die ervaring kunnen putten” aldus Ron de Vries.
Van ambitie naar maatschappelijk resultaat. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen is een uitgelezen middel om een betekenisvolle impact te hebben op mens en milieu.
