Als inkooppartner van gemeenten en andere non-profitorganisaties verzorgt RIJK ook het contractmanagement. Wat dat betekent vertellen we je in dit artikel.
RIJK biedt haar diensten inkoop, contractmanagement en juridische dienstverlening integraal aan. En dat is logisch, want onze verschillende diensten versterken elkaar en komen het gehele inkoopproces ten goede.
Het voordeel van de begeleiding van A tot Z door RIJK is dat we vanaf het begin van het inkoopproces inhoudelijk op de hoogte zijn van de betreffende aanbesteding en al vooruit kunnen lopen op de borging van het contract. Alle kennis, ervaring en leermomenten die we vervolgens tijdens de uitvoer van het contract opdoen, nemen we mee als input voor een volgend inkooptraject. Hierbij letten we vanzelfsprekend ook op de afloopdatum van het contract en het in actie komen voor de volgende gunning.
Beste prijs-kwaliteitverhouding
Bij contractmanagement werken we met een vaste methode die leidt tot de beste prijs-kwaliteitverhouding. Omdat we goed letten op de naleving van het contract, zorgt dit vaak al direct voor een kostenbesparing en een beter resultaat. Denk bijvoorbeeld aan de controle op de uitvoering van incidentele schoonmaakwerkzaamheden of de controle op het al dan niet rechtmatig toepassen van prijsindexeringen.
We borgen het contract op allerlei manieren, adviseren de contracteigenaren en denken na over het proces dat ingericht moet worden. Wie gaat zorgen voor de juiste informatie, aan welke rapporten hebben we behoefte? Onze adviseurs weten wat er nodig is en welke vragen er gesteld moeten worden. We adviseren de contracteigenaren hier graag in.
Structurele aanpak
RIJK pakt contractmanagement structureel aan. We letten erop dat alle betrokken partijen de afspraken naleven en dat ze voldoen aan overeengekomen verplichtingen. Vooraf brengen we in samenspraak en in nauwe samenwerking met de betreffende projectleider risico’s in kaart en stellen we kritische prestatie indicatoren (KPI’s) op rond essentiële factoren. Periodiek meten we deze en bevragen we leveranciers hierop. Een mooi voorbeeld is het schoonhouden van het strand. Een belangrijke KPI is hierbij of bezoekers tevreden zijn. Klachten van strandbezoekers kun je vervolgens gemakkelijk meten en rechtstreeks met de leverancier bespreken. In het sociaal domein vormt bijvoorbeeld de doorlooptijd – hoe snel een cliënt hulp krijgt – een essentiële KPI.
Samen werken aan kwaliteit
We werken continu aan kwaliteit. Dat doen we in nauwe samenwerking met onze partners, waarbij we wederzijdse verwachtingen en doelstellingen helder maken. We trekken samen op en leren van en met elkaar. Specifiek binnen contractmanagement hebben we veel aandacht voor relatiebeheer (leveranciersmanagement) met externen. Onze inkopers worden onder meer getraind in het voeren van constructieve gesprekken. Dit komt de kwaliteit van het proces en de naleving van het contract ten goede.
Heb je specifieke vragen? Neem gerust contact met ons op. We gaan graag met je in gesprek.
