adequaat inschrijven op een aanbesteding
Tips voor ondernemers
Inschrijven op een aanbesteding begint met goed lezen, op tijd beginnen en hulp inschakelen als je er zelf niet uitkomt. Vind je het desondanks lastig? Huur zo nodig een tenderspecialist in die helpt met de inschrijving.
Hieronder spreken we van een ‘aanbestedende dienst’. Dit is bijvoorbeeld een aan RIJK deelnemende gemeente
1. Dien de inschrijving op tijd in
- Zorg voor een account op het aanbestedingsplatform dat door de aanbestedende dienst gebruikt wordt. RIJK werkt met TenderNed. Zo’n account is doorgaans niet in een dag geregeld. De registratie en inlogmogelijkheden (waaronder EHerkenning) op TenderNed kunnen weken in beslag nemen. Zie www.tenderned.nl.
- Zorg voor een goede internetaansluiting en -verbinding.
- Begin op tijd met de inschrijving. Dus niet de laatste dag en het laatste uur. Inschrijvingsdocumenten maken kost de nodige tijd. En het aanbestedingsplatform kan er door storingen ook uitliggen.
2. Zorg dat je niet wordt uitgesloten
- Aanbestedende diensten werken in hun aanbestedingen met ‘uitsluitingsgronden’. Als een uitsluitingsgrond (bijvoorbeeld faillissement, veroordeling voor kinderarbeid, het niet betalen van belastingen e.d.) van toepassing is, dan moet een inschrijver worden uitgesloten van de aanbestedingsprocedure.
- Lees de aanbestedingsstukken goed, om te zien welke uitsluitingsgronden concreet van toepassing zijn.
- Verdiep je in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Dit is een voorlopig bewijsmiddel dat zegt dat de uitsluitingsgronden niet van toepassing zijn op jou. En leer het UEA in te vullen.
- Vraag tijdig een ‘gedragsverklaring aanbesteden’ aan. Dat is een bewijsmiddel dat bepaalde uitsluitingsgronden niet van toepassing zijn op jou. Met de aanvraag is zo’n 8 weken gemoeid.
- Vraag tijdig andere bewijsmiddelen aan. Bijvoorbeeld een verklaring van de Belastingdienst inzake de juiste betaling van belasting en sociale premies. Ook daar is tijd mee gemoeid.
- Als een uitsluitingsgrond op jou van toepassing is/was, doe aan ‘self cleaning’. Stel onder meer ‘zelfreinigende maatregelen’ op, waaruit blijkt, dat jij de betreffende fout in de toekomst niet meer zult maken, en jij het vertrouwen van de aanbestedende dienst (wederom) verdient.
3. Zorg dat dat je geschikt bent
- Aanbestedende diensten werken in hun aanbestedingen met ‘geschiktheidseisen’. Als je niet geschikt bent, kom je niet voor gunning van de opdracht in aanmerking. Lees goed wat er qua ‘geschiktheid’ (bijvoorbeeld ‘kerncompetenties’) in de aanbestedingsstukken gevraagd wordt.
- Houd een actueel bestand en overzicht van jouw (eerdere) referentieprojecten bij.
- Probeer ‘referenties’ (positieve verklaringen/aanbevelingen/ tevredenheidsverklaringen) van eerdere opdrachtgevers te verkrijgen.
- Vul het door de aanbestedende dienst ter beschikking gestelde inschrijvingsformat goed en volledig in.
- Bij vragen en/of onduidelijkheden: stel vragen in de Inlichtingenronde. De aanbestedende dienst antwoordt dan met een Nota van inlichtingen.
4. Zorg dat de inschrijving geldig is
- Begin op tijd.
- Lees goed wat er in de aanbestedingsstukken staat.
- Let op de van toepassing zijnde formaliteiten en vormvereisten. En geef daar (ook) invulling aan.
- Achterhaal exact welke documenten moeten worden ingediend bij inschrijving. Wees volledig.
- Lees de inschrijving. En nog eens. En laat ook tegenlezen.
- Bij vragen en/of onduidelijkheden: stel vragen in de Inlichtingenronde. De aanbestedende dienst antwoordt dan met een Nota van inlichtingen.
- Doe wat de aanbestedende dienst vraagt (eist).
- Schrijf ‘bestekconform’ in. Dit betekent: niet in strijd met het door de aanbestedende dienst opgestelde bestek of programma van eisen.
- Schrijf ‘onvoorwaardelijk’, dus zonder voorwaarden en/of zonder voorbehouden, in.
- Zorg voor de juiste ondertekening van de inschrijvingsdocumenten door een daartoe bevoegd persoon.
5. Zorg dat je de aanbestedingsstukken goed begrijpt
- Verdiep je in de ‘aanbestedingswereld’ en de aanbestedingsregelgeving.
- Neem de tijd om goed te lezen.
- Bij vragen en/of onduidelijkheden: stel vragen in de Inlichtingenronde. De aanbestedende dienst antwoordt dan met een Nota van inlichtingen.
6. Hoe je de aanbesteding kunt winnen
- Zorg er in ieder geval voor dat je op tijd bent, niet uitgesloten wordt, geschikt bent, en geldig inschrijft.
- Analyseer en begrijp de gunningssystematiek van de aanbestedende dienst en geef daar concreet invulling aan. Vaak is sprake van een combi van aan te bieden prijs en kwaliteit. Het draait dan (zeker) niet om ‘prijs’ alleen.
- Doe wat de aanbestedende dienst vraagt en/of wenst.
- Bij vragen en/of onduidelijkheden: stel vragen in de Inlichtingenronde. De aanbestedende dienst antwoordt dan met een Nota van inlichtingen.
- Maak in specifieke gevallen gebruik van de mogelijkheid om ‘vertrouwelijke inlichtingen’ te vergaren. Concurrenten krijgen zo geen weet van jouw concurrentiegevoelige vragen.