Elektriciteit is een uniform product. Stroom is immers stroom. Normaal gesproken een routineklus dus, die inkoop van elektriciteit. Echter niet voor RIJK-inkoper Yulia Boomsma. Zij begeleidde twaalf aangesloten gemeenten bij hun gezamenlijke inkoop van elektriciteit. En deed dat grotendeels in coronatijd.
“Wanneer je gezamenlijk inkoopt, dan doe je dat vooral om schaalvoordeel te behalen. Bij aanbestedingen voor elektriciteit komt er echter meer kijken. De contractbepalingen vormen een enorme papierwinkel en daardoor een flinke klus. Naast inkoper was ik in dit traject ook projectleider. Het was mijn taak om alle informatie op een rij te zetten, dit behapbaar te maken voor mijn contactpersonen bij de gemeenten en om ervoor te zorgen dat we met alle deelnemers uiteindelijk op dezelfde lijn zaten.”
Duurzaamheid
Wat verder bijzonder was aan deze aanbesteding, is dat er in de voorbereiding veel aandacht was voor het duurzaamheidsaspect. Yulia licht toe: “Zoals gezegd is de aanbesteding van energie lastig, maar in de basis vrij standaard. We hebben daarom gekeken naar de mogelijkheden om extra ambities op het terrein van duurzaamheid waar te maken.”
‘Het was mijn taak om ervoor te zorgen dat we met alle deelnemers uiteindelijk op dezelfde lijn zaten’
Er volgde een uitgebreid en vooral uitdagend onderzoek. Alle opties werden nauwkeurig op een rij gezet. Volgens Yulia een zeer interessante periode; “De conclusie die je uiteindelijk trekt, en dat betekende in dit geval dat er geen hogere duurzaamheidsambities binnen het collectief vielen te realiseren, moet onderbouwd zijn. De ‘nee’ moet volledig terecht zijn en voor iedereen begrijpelijk. Ik heb hier dan ook veel tijd aan besteed. Overigens met veel plezier. De materie en ook de mensen met wie ik heb gesproken, waren erg boeiend. De informatie die ik heb vergaard is bovendien zeer waardevol voor toekomstige inkoopprojecten binnen RIJK.”
De coördinerende taak van RIJK als inkooporganisatie betekent dat de inkoper het centrale punt is tussen leverancier en de gemeenten, ook in de uitvoeringsfase van het contract. Yulia: “Binnen dit project was het contractmanagement beperkt, wat betekende dat ik eveneens de adviserende rol en het afstemmingsstuk op me nam. Ik zie het als mijn taak om ervoor te zorgen dat mijn contactpersonen zo min mogelijk belast worden qua tijd en dat de administratieve afhandeling zo efficiënt mogelijk verloopt.”
Digitale aanbesteding
Yulia’s werk werd echter behoorlijk bemoeilijkt door corona. Geen fysieke bijeenkomsten of overleg betekende een volledig digitale aanbesteding. Alle communicatie verliep online. En dat was een behoorlijke uitdaging. “Het is ook de reden dat mijn rol groter dan gebruikelijk was. Het feit dat ik alle contactpersonen al kende en zij mij was een ongelooflijk groot voordeel. We konden evengoed snel schakelen. Al was het soms best onwennig, uiteindelijk hebben we een mooi resultaat laten zien binnen alle gestelde kaders. Met letterlijk en figuurlijk een flinke portie positieve energie als eindresultaat.”
