Een proces uit het boekje. Zo verliep de aanbesteding geodetische dienstverlening bij de gemeente Velsen. Al waren er ook best wel uitdagingen. ‘Dit project laat zien dat je met een goede voorbereiding plus de juiste mensen op de juiste plek je doelen redelijk eenvoudig kunt behalen,’ aldus inkoopadviseur Yulia Boomsma die vanuit RIJK deze opdracht mocht begeleiden.
Duurzaam vervoersmiddel
De opdracht was helder. Het afsluiten van een nieuw contract voor landmeetkundige diensten. De inschrijvers konden extra punten verdienen wanneer ze een duurzaam vervoersmiddel zouden gebruiken bij de uitvoering. Arvid Boon, GIS-adviseur bij de gemeente Velsen, licht toe. ‘De gemeente heeft ambities op het gebied van duurzaamheid en dat wilden we in deze aanbesteding meenemen. Vooraf kenden we de lastigheid; duurzame vervoersmiddelen zijn op dit moment schaars. Probeer je het echter niet, dan kom je nooit verder.’
Tot voor kort pakte Arvid en zijn collega’s dergelijke inkooptrajecten zelf op. Deze keer schakelden ze RIJK in om het proces in goede banen te leiden. ‘Inkopen is niet mijn dagelijkse werk. Ik moest mij dan ook elke keer weer flink inlezen in de materie. Daar gaat kostbare tijd inzitten. Bovendien beschik je nooit over de expertise die RIJK wel standaard in huis heeft.’
Juiste aanpak
Samen werd er gekeken naar een juiste aanpak passend bij de vraag en bij de ambities. ‘Hier kwamen onze ervaringen bij eerdere aanbestedingen inderdaad goed van pas,’ vult Yulia aan.
De gemeente stemde in en toen ging het snel. Het projectteam van de gemeente had de inhoud namelijk al klaarliggen. Aan Yulia de taak deze in de juiste inkoopstrategie om te vormen. ‘De uitdaging hierbij was hoe we de gunningscriteria zo eerlijk, transparant en meetbaar mogelijk konden opstellen. Dankzij de deskundigheid van alle betrokkenen, hebben we dit op de juiste wijze kunnen doen. Zonder dat het inschrijvers zou afschrikken.’
Eind december is de opdracht definitief gegund en inmiddels rijdt er twee dagen per week een landmeter door de gemeente. ‘In een elektrische Kona,’ vertelt een enthousiaste Arvid tot slot. ‘Nu nog in een personenauto in verband met de levertijd, maar straks in een bestelbus. De belofte is nagekomen. En laat zien dat ook al lijken dingen onhaalbaar, met de juiste inspanning kun je toch overwinningen behalen.’
