De Schelft. Een begrip in Noordwijkerhout. Voor veel inwoners van het dorp, dat onderdeel is van de gemeente Noordwijk, is De Schelft hét hart van hun samenleving. Tot 14 november 2020. Toen brandde de sporthal volledig af en werd de rest van het sport- en recreatiecomplex onbruikbaar. Arjan van Koolwijk namens de gemeente Noordwijk en Stichting RIJK inkoopadviseurs Niels van Kampen en Olaf Lugten kregen de opdracht om een aanbesteding uit te schrijven voor het ontwerpen en de bouwvoorbereiding van een nieuwe accommodatie.
“Een berenklus, deze aanbesteding,” aldus projectleider Arjan . “Maar wel een ongelooflijk mooie. De architect is namelijk bij dit project niet alleen verantwoordelijk voor een ontwerp, ook voor het uitvoeringsgereed maken én de esthetische controle tijdens de realisatiefase. Tevens zijn in de aanbesteding ook andere ontwerpdisciplines meegenomen zoals de constructeur, installatieadviseur en bouwfysisch adviseur. Het betreft dus een geïntegreerd ontwerp.”
Europese aanbesteding
Het aanbesteden van geïntegreerde ontwerpdiensten was een zeer bewuste keuze vanuit de gemeente aangezien snelheid geboden was vanwege verzekeringsgelden, en duurzaamheid en kwaliteit tevens twee hoge vereisten zijn. “Door deze voorwaarden werd de aanbesteding dusdanig groot, dat het een Europese aanbesteding werd. En dat zorgde ervoor dat, zoals verwacht, alleen partijen die gewend zijn om dergelijke projecten samen aan te gaan, zich inschreven.”
Vanuit RIJK volgde er advies over de selectie- en gunningscriteria. “Ze zijn kritisch, de inkoopadviseurs van RIJK,” gaat Arjan verder. “En dat is fijn. Niels en Olaf bekijken dingen vanuit een andere invalshoek. Zij zitten volledig op het proces en het borgen van rechtmatigheid ervan. Wij meer op de inhoud en rekening houdend met de tijdsdruk vanuit de samenleving en politiek. Dit leidde soms tot verhitte discussies, maar altijd met een goede afloop. Door af en toe een stevige sessie met elkaar te hebben, kom je uiteindelijk in de juiste modus terecht met als resultaat het behalen van ons gemeenschappelijke doel: de wederopbouw van De Schelft.”
Die juiste modus bleek een selectiefase waarop bureaus zich konden aanmelden, gevolgd door een gunningsfase waar vooraf een lijst met gunningscriteria was opgesteld. Als onderdeel van deze fase werd de inschrijvers gevraagd een visie op de ontwerp opgave te geven in de vorm van een presentatie. Arjan: “Voor een deel is het beoordelen natuurlijk subjectief. Niels en Olaf hielpen de argumentatie te objectiveren, waardoor we tijdens de consensussessie tot één unanieme beoordeling kwamen.”
Spanningsveld
“Van belang bij een project met tijdsdruk, is dat je je hoofd erbij houdt en niet over één nacht ijs gaat,” zegt inkoopadviseur Niels. “Hier komt vervolgens wel een spanningsveld om de hoek kijken. Zo hebben wij bijvoorbeeld, vanuit onze ervaring, gehamerd op een goede voorbereiding waar een uitgebreid onderzoek onderdeel van uitmaakte.”
“En dat kost natuurlijk tijd,” vult Arjan aan. “Tijd die je als organisatie eigenlijk niet wilt verspillen. Toch hebben we geluisterd en daar zijn we achteraf ongelooflijk blij mee. De eerste ontwerpen van het nieuwe gebouw zijn recent openbaar gemaakt en de reacties van de belanghebbenden zijn erg positief!”
