Wanneer je voor het eerst een Europese aanbesteding moet doen dan sta je voor een uitdaging. Birgit Has, projectleider informatievoorziening bij de gemeente Bloemendaal en Heemstede, beaamt dit. “Het proces is best ingewikkeld. Want hoe zet je zo’n traject op? Waar begin je? En waar let je op tijdens het beoordelen?” Gelukkig was daar Yulia Boomsma, inkoopadviseur bij RIJK.
De opdracht
De gemeenten Bloemendaal en Heemstede werkten beide in een ander softwareprogramma voor het beheer van de openbare ruimte en hadden de wens om in hetzelfde systeem te gaan werken. Birgit kreeg de opdracht dit te realiseren. “Er was behoefte aan harmonisatie en regulering. Werken in één systeem zorgt bovendien voor een efficiency slag, bijvoorbeeld doordat het beheer van één softwarepakket veel minder tijd in beslag neemt.”
Tot zo ver heel helder, duidelijk en logisch. Maar dan. Een Europese aanbesteding was verplicht en dus werd er een projectteam opgericht. “In eerste instantie ben ik op zoek gegaan naar een externe specialist op het gebied van openbare ruimte. Met hem hebben we bepaald hoe het systeem eruit moest komen te zien, waar we in de huidige systemen tevreden mee waren en waar niet. We schetsten, zogezegd, de ideale situatie.”
Stap twee
De tweede stap was het inschakelen van de expertise van RIJK, in de persoon van Yulia. Die, toevallig of niet, op dat moment werkte aan een soortgelijke aanbesteding binnen de gemeente Koggenland. “Yulia nodigde ons uit om aan te schuiven bij hun marktverkenningen, zodat we alvast een beeld kregen van wat er te koop was. Daarna hebben we zelf, samen met Yulia, een uitgebreide marktverkenning gedaan. Met al die informatie en opgedane kennis zijn vervolgens de aanbestedingsdocumenten opgesteld. Het was erg fijn om daarin te kunnen sparren en hulp te krijgen van Yulia. Een specialistisch traject als deze was voor mij echt onbekend terrein.”
Bij de beoordeling speelde Yulia tevens een belangrijke rol voor Birgit. “Je bent al snel geneigd om bij het doornemen van de inschrijvingen af te dwalen en er allerlei randzaken bij te halen. Yulia gaf de structuur aan tijdens het beoordelingsproces en voorzag ons van documenten waarin nauwkeurig stond beschreven waar op te letten en hoe de relevante punten te beoordelen. Ze zorgde op deze manier niet alleen voor een vlotte doorloop, maar ook voor een secuur proces.”
Boeiende leerschool
Inmiddels zijn we ruim een jaar verder en is het gekozen systeem naar volle tevredenheid geïmplementeerd. “Het was een mooie en vooral boeiende leerschool. Yulia heeft voor ‘inkoopstructuur’ gezorgd, zodat ik nu zelf de eenvoudigere zaken beter kan inkopen en beoordelen. De lastige zaken doe ik dan samen met RIJK. Daarnaast geef ik de lessen die ik leerde nu door aan mijn collega’s. Ik kan oprecht zeggen dat ik er in alle opzichten rijker van ben geworden.”
