Zeggen dat je informatie borgt en deelt is één ding. Het daadwerkelijk doen is de volgende stap. En het vervolgens zo goed op orde hebben dat het een onmisbare schakel is en een flinke meerwaarde oplevert? Dat is de taak van Team E binnen RIJK. Een belangrijke taak, die ze vol verve uitvoert. “Hiermee waarborgen we onze kwaliteit”, aldus het driekoppige team met een scherp oog. “En het levert ons als organisatie, en onze klanten veel op.”
Team Eenduidig
Team E is bij de start van RIJK (in 2008) aangesteld als ‘Team Eenduidig’. De naam verwijst naar de Aanbestedingswet, waarin het belang van eenduidige en heldere uitleg tijdens aanbestedingen wordt benadrukt. “Al is ‘Team Effectiviteit’ of ‘Team Efficiëntie’ net zo passend”, zegt inkoopmedewerker Ewout de Vries die namens Team Buurt in Team E zit. “We zorgen ervoor dat alle standaarddocumenten die we hebben de juiste informatie bevatten en dat ze up-to-date zijn. Zo hoeft niemand het wiel opnieuw uit te vinden.”
Collega Mirjam de Boer, teamleider en inkoopadviseur Team Burger, vult aan: “Door met standaarden te werken, hanteren we allemaal dezelfde werkwijze. Hierdoor hebben we grip op wat we doen en verlopen onze processen sneller en soepeler. Dit betekent niet dat we geen maatwerk kunnen leveren. Integendeel. We hebben echter een vaste basis van waaruit we starten.”
Houvast
Dat dit voor nieuwe RIJK collega’s erg fijn is, beaamt inkoopadviseur Joyce Heeren die recent aan Team E is toegevoegd vanuit Team Bedrijfsvoering. “De eenduidigheid zorgt voor houvast. Stapsgewijs kun je in je eigen tempo navigeren door alle beschikbare informatie. Het zorgt er daarnaast ook nog eens voor dat je niet snel iets vergeet.
Elke vijf weken komt Team E bij elkaar. De speciale mailbox bepaalt grotendeels de agenda. Hier wordt door collega’s een divers palet aan vragen naar gestuurd. Dit kunnen vragen zijn over de inhoud van de standaard documenten, maar ook over de opmaak hiervan. De ingestuurde vragen worden door Team E besproken. Afhankelijk van het type vraag wordt besloten om dit wel of niet door te voeren in de standaard documenten. Enkel wijzigingen die voor alle teams van belang zijn zullen worden aangepast in de documenten.
Onmisbare schakel
Gaandeweg is Team E een onmisbare schakel geworden. Waar informatie eerst simpelweg werd opgeslagen op een aparte drive, is die drive nu ingebed in de werkmethodiek van RIJK. Mirjam: “We zitten boven op de gestelde vragen en zoeken echt alles uit. Bij twijfel raadplegen we onze jurist. Deze opgeslagen documentatie is vervolgens zo opgesteld dat iedereen er mee uit de voeten kan. Wij kijken naar vorm, taalgebruik en inhoud en zorgen voor een basis. Dit is vervolgens het uitgangspunt, die collega’s eventueel zelf nog kunnen aanpassen.”
Team E. Of je ze nu eenduidig of efficiënt noemt, of wellicht wel exact, eenvoud, essentieel of enthousiast. Het klopt allemaal.
Team E is een onmisbare schakel binnen RIJK. Door hun inzet voor eenduidige en actuele standaarddocumenten zorgen zij voor structuur, duidelijkheid en kwaliteit in onze processen. Dit biedt niet alleen houvast aan nieuwe collega’s, maar maakt het voor iedereen mogelijk om efficiënt te werken en continu te verbeteren. Team E verbindt collega’s, stimuleert kennisdeling en borgt dat best practices breed worden toegepast. Dankzij hun werk kunnen we als organisatie blijven groeien en inspelen op veranderingen, met kwaliteit als vaste basis. Zo draagt Team E wezenlijk bij aan het succes van RIJK.
