Het lijkt een vanzelfsprekendheid: het hebben van inzicht in je uitgaven. Toch ontbreekt het bij veel overheidsorganisaties aan een helder beeld van hun uitgaven. Waar wordt geld aan uitgegeven? Door wie? En bij welke leveranciers? “Een spendanalyse biedt dan uitkomst,” zegt RIJK senior inkoopadviseur Olaf Lugten. Samen met zijn collega’s Simone Ruijs en Ewout de Vries maakt hij, op aanvraag en op maat, dergelijke analyses voor de bij de RIJK aangesloten gemeenten.
Deze analyses vormen een krachtige aanvulling op de bestaande dienstverlening van RIJK. Ze helpen gemeenten om doelmatiger, rechtmatiger én duurzamer in te kopen. “Wat we doen, is een gestructureerde analyse maken van alle uitgaven en die groeperen en categoriseren. Hierdoor ontstaat een overzichtelijk geheel van waar het geld aan wordt uitgegeven, bij wie en door welke afdelingen.”
Van data naar inzicht
“Kortom: een spendanalyse geeft een totaaloverzicht van de inkoopstromen binnen een gemeente,” vult Simone aan. Met bijna twintig jaar werkervaring in het gemeentelijk domein, weet zij als geen ander hoe het in de praktijk werkt. “Inkoop vindt op allerlei plekken in de organisatie plaats. Vaak versnipperd, zonder dat er een totaaloverzicht is. Met onze analyse brengen wij dat overzicht wél.”
Strategisch van belang
Een spendanalyse is overigens iets anders dan het uitgavenoverzicht dat accountants vragen bij de jaarcontrole, benadrukt Olaf. “De accountant wil meestal een crediteurenoverzicht, inkoopdossiers en overeenkomsten voor controle op rechtmatigheid. Wij leveren geen opsomming, maar inzicht. Praktisch, breed toepasbaar en direct bruikbaar in de organisatie.”
“Zo gaat het ons niet alleen om die rechtmatigheid,” zegt Simone. “Er komt bijvoorbeeld ook boven tafel hoeveel er regionaal en lokaal wordt ingekocht, of de inkopen conform de aanbestedingsregels zijn en of er voldoende aandacht is voor het duurzaamheidsaspect. Dat maakt een spendanalyse strategisch relevant.”
Slimmer sturen op beleid
“Voor inkoopcontactpersonen is een spendanalyse echt een krachtig hulpmiddel,” besluit Olaf. “Men krijgt zo op een meer grip op uitgaven en kan beter sturen op beleidsdoelen. Bovendien helpt het hebben van inzicht bij het maken van onderbouwde keuzes.”
Voor Simone, Olaf en collega Ewout is het maken van spendanalyses een waardevolle en logische aanvulling op hun takenpakket. Simone: “Alle drie vinden we het interessant om in de financiële data te duiken, een overzicht op te leveren en alle inkoopstromen inzichtelijk te maken. Niet alleen voor onze gemeenten, ook voor ons als inkoopadviseurs is dit overzicht essentieel. Inzicht waar men bovendien direct mee aan de slag kan.”
Meer weten?
Benieuwd naar een spendanalyse voor jouw gemeente? De spendanalyse is eenvoudig aan te vragen via RIJK. Neem contact op met de relatiebeheerder van RIJK of met Olaf Lugten.
